- De leerlingen kunnen het concept van afdruk samenvoegen (mailmerge) toepassen door een hoofddocument met een externe databron te koppelen
- De leerlingen kunnen samenvoegvelden correct invoegen en de preview gebruiken om resultaten te controleren
- De leerlingen kunnen geavanceerde voorwaarden (ALS...DAN...ANDERS) inzetten om gepersonaliseerde inhoud conditioneel in te voegen
- De leerlingen kunnen mailings filteren op specifieke criteria en naar verschillende doelen (printer, document, e-mail) uitvoeren
- De leerlingen kunnen een praktijkscenario (systeembeheerder-taak) zelfstandig uitvoeren met realistische Excel-data en regelmatig gebruikte bedrijfsbrievenindelingen
- Dit staat niet in de cursus maar moet je wel kunnen.
Bedoeling van de les
Intro & context
Scenario: "Jullie zijn Junior SysAdmins bij TechFlow. De fileserver loopt vol. De baas wil dat iedereen die meer dan 80% van zijn quota gebruikt, een waarschuwing krijgt. (Quota = maximale hoeveelheid diskruimte die je mag gebruiken) De Sales-afdeling krijgt echter een vriendelijkere toon dan de IT-afdeling."
De Basis
Stap 1: Tabblad Verzendlijsten activeren
Klik op het tabblad Verzendlijsten in het lint. Dit geeft je toegang tot alle mail merge-functies.
Stap 2: Adressen selecteren en Excel koppelen
- Klik op Adressen selecteren > Bestaande lijst
- Blader naar je Excel-bestand (Adressenlijst-mailmerge.xlsx)
- Selecteer het werkblad en klik OK
Word koppelt nu de gegevens uit Excel aan je hoofddocument.
Stap 3: Velden invoegen
- Klik in je document waar je de voornaam wilt invoegen
- Ga naar Verzendlijsten > Samenvoegveld invoegen
- Selecteer Voornaam en klik Invoegen
- Herhaal voor Schijfruimte
Word voegt <<Voornaam>> en <<Schijfruimte>> in je document in.
Stap 4: Verschil tussen <> en voorbeeldweergave
- <
> : Toont de veldnaam (bijv.<<Voornaam>>) - dit is hoe Word weet welke kolom uit Excel te gebruiken - Voorbeeldweergave: Toont de echte waarden uit je Excel-bestand (bijv. "Jan" in plaats van
<<Voornaam>>)
Je schakelt tussen beiden via Voorbeeld resultaten in het tabblad Verzendlijsten.
Opdracht
Je hebt volgende bestanden nodig:
Ga naar Google classroom en zoek de opdracht die hoort bij les 5 - geavanceerde mail merge.
- Voer de basiskoppeling uit. (Excel bestand bekijken, Word document openen, adressen selecteren)
- Vervangen de statische tekst in het hoofddocument door velden.
Geavanceerde regels
Stap 1: Voorwaardelijke logica (Als...Dan...Anders)
Voorwaardelijke logica (Als...Dan...Anders) stelt je in staat om verschillende teksten automatisch in te voegen op basis van gegevens uit je databron.
Bijvoorbeeld: als iemand van de IT-afdeling is, krijgt hij een ander bericht dan iemand van Sales. Word controleert de voorwaarde voor elke rij in je Excel-bestand en voegt de juiste tekst in zonder dat je handmatig alles hoeft aan te passen.
Zo stel je voorwaardelijke tekst in.
- Ga naar het tabblad Verzendlijsten > Regels > Als...Dan...Anders
- Klik in het document waar je de voorwaarde wilt invoegen
- Stel de voorwaarde in:
- Veld: Afdeling
- Operator: gelijk aan (=)
- Waarde: IT
- Typ de tekst voor IT: "Jij zou beter moeten weten!"
- Typ de alternatieve tekst: "Gelieve bestanden op te schonen."
- Bevestig met OK
Word voegt nu automatisch de juiste tekst in, afhankelijk van de afdeling van elke persoon.
Let op: Als de voorwaarde niet voldaan is (bijv. de afdeling is niet "IT"), zie je het voorwaardelijke veld niet in de voorbeeldweergave. Dit is normaal! Maar je kunt het stukje document wel selecteren , rechtsklikken en kiezen voor andere veldweergave. Zo kun je controleren wat Word achter de schermen heeft ingesteld, zelfs als het niet zichtbaar is in de huidige rij.
Stap 2: Filteren op specifieke criteria
Wat is filteren?
Filteren betekent dat je uit je volledige adressenlijst alleen bepaalde rijen selecteert die aan jouw criteria voldoen. In dit geval: alleen werknemers van kantoor Gent krijgen de brief, niet iedereen.
Waarom zou je filteren?
- Doelgroepering: Je stuurt de mailing alleen naar relevante personen (bijv. alleen kantoor Gent, niet Brussel of Amsterdam).
- Efficiency: Je bespaart papierkost en inktkosten door niet naar iedereen te mailen.
- Relevantie: Werknemers van andere kantoren krijgen geen onnodige post.
In ons voorbeeld wil ik enkel de mensen in het kantoor van Gent aanschrijven.
- Ga naar Verzendlijsten > Adressenlijst bewerken > Filteren
- Stel het filter in:
- Veld: Kantoor
- Operator: gelijk aan (=)
- Waarde: Gent
- Klik OK
Nu worden alleen werknemers van kantoor Gent in de mailing opgenomen.
Let op: Controleer altijd je resultaten in Voorbeeld resultaten voordat je afdrukt!
Afwerken opdracht: De SysAdmin Taak
Werk zelfstandig de volledige opdrachtfiche af. Pas complexere regels en filters toe.
Uitbreiding voor snelle leerlingen: Maak "Asset Tags" (stickers) voor laptops via Afdruk samenvoegen naar Etiketten met dezelfde Excel-lijst.
Asset Tags zijn kleine stickers of labels die op apparaten (zoals laptops, printers of monitors) worden geplakt. Ze bevatten meestal:
- Een uniek nummer of code (bijv. "AT-001", "AT-002")
- Eventueel de naam van het bedrijf
- Soms een QR-code voor snelle identificatie
Kijk in de opdrachtfiche hoe je dit moet doen.
Slot & Evaluatie
- Lever de opdracht in (Google classroom). Zowel het hoofddocument als één samengevoegd resultaat.
- Het concept van mail merge toepassen door een hoofddocument met een externe databron te koppelen.
- Samenvoegvelden correct invoegen en de preview gebruiken om resultaten te controleren.
- Geavanceerde voorwaarden (ALS...DAN...ANDERS) inzetten voor gepersonaliseerde inhoud.
- Mailings filteren op specifieke criteria en naar verschillende doelen uitvoeren.
- Een praktijkscenario zelfstandig uitvoeren met realistische Excel-data en bedrijfsbrievenindelingen.
